Το ίδιο ακριβώς σύστημα πρέπει να τηρείτε και στις περιπτώσεις που έχετε κάποιο άλλο μέσο όπως

cdwriter  ή κάποιο άλλο  streamer ή  zip. Πρέπει να παίρνετε συχνά backup και στο cd ή zip

Χωρίς υπερβολή θα πρέπει κάποια απο αυτά τα backup  να τα φυλάτε σε άλλα μέρη εκτός της εταιρείας( σπίτι σας ή αλλού).

  Θεμελιώδεις Ενότητες Δράσης για την παροχή μηχανογραφικών υπηρεσιών  

(ή τι πρέπει να προσέξουμε για να λειτουργεί σωστά η μηχανογράφηση)

Εάν είστε επιχειρηματίας, στέλεχος επιχείρησης ή εξωτερικός συνεργάτης θα έχετε βρεθεί πολλές φορές παρών σε εργασίες που έχουν σκοπό να «βάλουν μπρος» μια νέα μηχανογράφηση. Μπορεί επίσης να έχετε προβλήματα με μια υπάρχουσα μηχανογράφηση και να θέλετε να τα αντιμετωπίσετε. Μπορεί τέλος, να φιλοδοξείτε να αξιοποιήσετε καλύτερα ένα σύστημα που λειτουργεί ήδη ικανοποιητικά.

Στο άρθρο που ακολουθεί περιγράφεται πώς ταξινομεί η Alfa Byte τις σχετικές εργασίες  με βάση 5 σημαντικές ενότητες δράσης. Η διάκριση αυτή  συναντάται σε πολλές διαδικασίες του Συστήματος Διασφάλισης Ποιότητας Υπηρεσιών.

Αυτό δεν σημαίνει βέβαια ότι αποτελεί την ολοκληρωμένη μέθοδο για να οργανώσετε πλήρως ένα μηχανογραφικό σύστημα βήμα προς βήμα. Εχει  όμως εξαιρετική πρακτική σημασία, ειδικά εάν δεν είστε επαγγελματίας της πληροφορικής. Είναι ένας οδηγός για να ξέρετε τι πρέπει να προσέχετε όταν ξεκινάτε μιά προσπάθεια σχετική με μηχανογράφηση ή όταν ψάχνετε «τι πάει στραβά» κάθε φορά που δεν παίρνετε το αποτέλεσμα που θέλετε.

Και βέβαια έχει μεγάλη πρακτική σημασία εάν θέλετε ως προϊστάμενος  να σχεδιάσετε σε γενικές γραμμές τι πρέπει να γίνει, ή εάν θέλετε να ελέγξετε «τι γίνεται τελικά μ’ αυτή τη μηχανογράφηση».  Θα διαπιστώσετε ότι, αν και βασικά  το σύστημα αφορά στις τυποποιημένες εφαρμογές της Alfa Byte, ωστόσο έχει εφαρμογή ως πρακτικός οδηγός σε κάθε είδους πληροφορικό σύστημα. 

Εάν δεν έχετε χρόνο ή διάθεση να διαβάσετε όλο το άρθρο, περιοριστείτε στην Εισαγωγή και την Ανακεφαλαίωσή του.

Εισαγωγή

“... Κάθε υπηρεσία και εργασία της Alfa Byte που αποσκοπεί στην εξυπηρέτηση του πελάτη και υπάγεται σε μία από τις τέσσερις ακόλουθες ενότητες δράσης: 

Με απλά λόγια, σε μια μηχανογράφηση ή σε ένα μηχανογραφικό θέμα προσέχουμε πέντε πράγματα: 

1.     Μηχανήματα, Λειτουργικά, Δίκτυο -Τηλεπικοινωνίες

2.      Πρόγραμμα

3.      «Στήσιμο»

4.      Εκπαίδευση

5.      Υποστήριξη

Εάν κάτι δεν πάει καλά, οφείλεται σε ένα ή περισσότερα από τα πέντε παραπάνω σημεία .

Software

“... Ορίζεται ως το σύνολο των εργασιών που αποσκοπούν να διασφαλίσουν την επάρκεια προδιαγραφών του λογισμικού σε σχέση με τις ανάγκες του πελάτη. Τέτοιες εργασίες είναι η ανάλυση λογισμικού, η ανάπτυξη λογισμικού, ο ποιοτικός έλεγχος λογισμικού, η διάγνωση αναγκών λογισμικού, η πρόταση και προσφορά λογισμικού ή ειδικών προδιαγραφών του, οι διαδικασίες custom λογισμικού κ.λπ. ...”

Με άλλα λόγια, τo πρόγραμμα πρέπει να “ταιριάζει” με την εργασία που καλείται να μηχανογραφήσει.

Παραμετροποίηση ή setup

“... Ορίζεται ως το σύνολο των εργασιών που αποσκοπούν στο να συσχετιστεί λογισμικό συγκεκριμένων προδιαγραφών με τις υπό μηχανογράφηση δραστηριότητες του πελάτη.

Παράδειγμα τέτοιων εργασιών είναι η παραμετροποίηση του “2000” για τη μηχανογράφηση δεδομένης εμπορικής επιχείρησης.

Με την Παραμετροποίηση εκτελείται ο συνολικός σχεδιασμός, οργάνωση και υλοποίηση του τρόπου, με τον οποίο εφαρμόζεται ένα πρόγραμμα μηχανογράφησης σε μια επιχείρηση. Επίσης, με την Παραμετροποίηση πρέπει να αντιμετωπίζεται μια νέα επιχειρηματική διαδικασία (χωρίς να αλλάξει το λογισμικό) ή/και προετοιμάζεται η λειτουργία ενός νέου module λογισμικού (π.χ. Κοστολόγηση Εισαγωγών με Euro).

H Παραμετροποίηση πρέπει να αναλαμβάνεται από επαγγελματίες ( Alfa Byte ή άλλους) επειδή το επίπεδο τεχνογνωσίας που απαιτείται για την εκτέλεσή τους ελλείπει ή είναι δύσκολο να αποκτηθεί από τους χειριστές του πελάτη. Επίσης, επειδή η εκτέλεση εργασιών παραμετροποίησης δεν απαιτεί μόνο τεχνογνωσία προγραμμάτων αλλά και γνώσεις επιχειρηματικών διαδικασιών, λογιστικής και κυρίως ικανότητες project management. Εργασίες και υπηρεσίες που υπάγονται στην ενότητα, περιγράφονται στα περισσότερα κεφάλαια του Καταλόγου Υπηρεσιών της Alfa Byte

  Με απλά λόγια, παραμετροποίηση είναι η συσχέτιση προγράμματος και επιχείρησης. Αυτή η δουλειά είναι απαραίτητη για να δουλέψει σωστά η μηχανογράφηση και πρέπει να γίνει από επαγγελματίες.

Εκπαίδευση   

“...Ως εκπαίδευση ορίζεται το σύνολο των εργασιών που πρέπει να μεταδοθεί σε στελέχη του πελάτη ως τεχνογνωσία, ικανή για την εκτέλεση προκαθορισμένων εργασιών επί του μηχανογραφικού συστήματος.

Η εκπαίδευση πρέπει κατ’ αρχήν να έχει ως στόχο την έναρξη και συντήρηση λειτουργίας ενός μηχανογραφικού συστήματος στο οποίο έχουν παρασχεθεί ήδη υπηρεσίες Παραμετροποίησης.

Εάν προγραμματίζεται εκπαίδευση στελεχών για ένα μηχανογραφικό σύστημα στο οποίο δεν έχει εφαρμοστεί Παραμετροποίηση, τότε η εκπαίδευση αυτή έχει ως στόχο πολύ υψηλότερο Επίπεδο Τεχνογνωσίας. Αυτό διότι η τεχνογνωσία που θα παρασχεθεί στον πελάτη θα πρέπει να είναι τέτοια που να του επιτρέψει να διεξαγάγει ο ίδιος (ο πελάτης) την απαραίτητη Παραμετροποίηση. 

Υπηρεσίες κατατασσόμενες στην ενότητα δράσης “Εκπαίδευση” περιλαμβάνονται στον Κατάλογο Υπηρεσιών στην ενότητα “Υπηρεσιών Χρονοχρέωσης”. Επίσης στο παράρτημα του Καταλόγου Υπηρεσιών (σεμινάρια)  ....”

Με απλά λόγια, μην ξεκινάτε εκπαιδεύσεις εάν δεν έχει προηγηθεί Παραμετροποίηση (στήσιμο). Εάν το κάνετε,  σημαίνει ότι ζητάτε επαγγελματική εκπαίδευση, διότι μόνο έτσι θα κάνετε μόνος σας σωστή Παραμετροποίηση. Δεν είναι απαραίτητα κακή ιδέα, αλλά είναι πολύ φιλόδοξη με κίνδυνο να εμπλακείτε σε χρονοβόρες και αντιοικονομικές διαδικασίες. Αρα, αναθέστε την παραμετροποίηση, απαιτήστε άριστη δουλειά εκεί και μετά ζητήστε την εκπαίδευση που είναι απαραίτητη για να λειτουργήσει το σύστημα. Οσο πιο καλή δουλειά γίνει στην παραμετροποίηση, τόσο απλούστερα θα είναι τα πράγματα στην εκπαίδευση.   

Υποστήριξη  

“...Ορίζεται ως το σύνολο των εργασιών που αποσκοπούν στη διασφάλιση της καλής λειτουργίας ενός μηχανογραφικού συστήματος επί του οποίου έχ oυν ήδη εφαρμοστεί εργασίες για το Software, την Παραμετροποίηση και την Εκπαίδευση.

Στο χώρο της Πληροφορικής ο όρος Υποστήριξη έχει αποκτήσει διευρυμένη έννοια. Ο συγκεκριμένος όρος ως ενότητα δράσης των υπηρεσιών της Alfa Byte αφορά σε ενέργειες που εφαρμόζονται σε μηχανογραφήσεις που είναι ήδη σε λειτουργία.

Έτσι, εργασίες που κατά τον προγραμματισμό τους έχουν χαρακτηριστεί ως Υποστήριξη μπορεί να αλλάξουν στην πορεία χαρακτηρισμό, εάν διαπιστωθεί ότι δεν ήταν επαρκείς οι προηγηθείσες εργασίες των ενοτήτων Software, Παραμετροποίησης και Εκπαίδευσης. Το ίδιο συμβαίνει εάν κατά την παροχή υπηρεσιών Υποστήριξης διαπιστωθεί ότι οι στόχοι που είχαν προηγουμένως με τις ενότητες Software, Παραμετροποίησης και Εκπαίδευσης δεν εξυπηρετούσαν τις πραγματικές ανάγκες του πελάτη.

Η Υποστήριξη είναι αναγκαία υπό την έννοια ότι ένα μηχανογραφικό σύστημα είναι ένας εξαιρετικά πολύπλοκος οργανωτικός και τεχνικός μηχανισμός. Η ομαλή λειτουργία του δεν μπορεί να διασφαλιστεί αποκλειστικά με ενέργειες “εκ των προτέρων” ( Software,  Παραμετροποίηση και Εκπαίδευση). Πρέπει, λοιπόν, να υπάρχει πρόβλεψη για περαιτέρω ενέργειες, οι οποίες θα αποκαθιστούν αποκλίσεις της μηχανογράφησης από τον τρόπο με τον οποίο έχει προγραμματιστεί να λειτουργεί.

Ισχύει ως αρχή ότι όσο μεγαλύτερο βάρος δοθεί στις ενότητες Software, Παραμετροποίηση και Εκπαίδευση, τόσο μικρότερο θα απαιτηθεί για την ενότητα Υποστήριξη.

Η ενότητα Υποστήριξη δεν μπορεί να εξαλειφθεί ποτέ. Μια ελάχιστη πρόβλεψη οφείλει να υπάρχει ακόμα και εάν οι προηγούμενες ενότητες δράσης έχουν ολοκληρωθεί άψογα. Το ελάχιστο αυτό επίπεδο Υποστήριξης διασφαλίζεται με τις παροχές της Σύμβασης Υποστήριξης. Η Σύμβαση Υποστήριξης αποτελεί τη βασική υποδομή για κάθε περαιτέρω υπηρεσία Υποστήριξης.

Τυπική υπηρεσία κατατασσόμενη στην ενότητα δράσης “Υποστήριξη” είναι η Τηλεφωνική Υποστήριξη, όπως περιγράφεται στο σχετικό άρθρο της Σύμβασης Υποστήριξης. Λοιπές υπηρεσίες κατατασσόμενες στην ενότητα δράσης “Υποστήριξη” περιλαμβάνονται στον Κατάλογο Υπηρεσιών στην ενότητα “Υπηρεσίες Υποστήριξης”.

Με απλά λόγια, υποστήριξη σημαίνει ... υποστήριξη. Δηλαδή, παροχή υπηρεσιών σε μια μηχανογράφηση που δουλεύει αλλά εμφάνισε κάποιο τρέχουσας φύσης θέμα. Εάν η μηχανογράφηση έχει μόνιμα προβλήματα,τότε κάτι σοβαρό συμβαίνει με το Software ή την Παραμετροποίηση ή την Εκπαίδευση ή το Hardware. Οσο πιο συστηματική δουλειά γίνει στις τέσσερις αυτές ενότητε,ς τόσο μικρότερη θα είναι η ανάγκη Υποστήριξης.

Ανακεφαλαίωση και γενικές αρχές σχεδιασμού μηχανογραφικών υπηρεσιών

Ο πελάτης για να επιτύχει τη δόμηση ενός αξιόπιστου μηχανογραφικού συστήματος πρέπει να διασφαλίσει επάρκεια υπηρεσιών στις ενότητες δράσης:

1. Software
2. Παραμετροποίηση
3. Εκπαίδευση
4. Υποστήριξη

Καμία ενότητα δράσης δεν μπορεί να υποκαταστήσει την άλλη. Είναι όμως δυνατόν η έμφαση σε υπηρεσίες μιας ενότητας να περιορίσει τις ανάγκες της άλλης. Οι γενικές αρχές έχουν ως εξής:

To Software πρέπει να είναι κατάλληλο για τον πελάτη. Εάν υπάρχουν θέματα στα οποία εμφανίζεται ακαταλληλότητα λογισμικού, είναι αμφίβολο εάν ισχυρή Παραμετροποίηση, Εκπαίδευση και Yποστήριξη μπορούν να καλύψουν την ακαταλληλότητα αυτή.

Η Παραμετροποίηση είναι εντελώς απαραίτητη ακόμα και εάν το Software είναι απολύτως κατάλληλο. Εάν δεν εφαρμοστεί παραμετροποίηση από επαγγελματίες ( Alfa Byte ή σοβαρούς συμβούλους), τότε η παράλειψη αυτή μπορεί να καλυφθεί μόνο με εξαιρετικά εκτενή εκπαίδευση του πελάτη, ώστε οι εκπαιδευθέντες να εφαρμόσουν εκείνοι την Παραμετροποίηση.

Η Εκπαίδευση  σε μεμονωμένο πελάτη πρέπει να αποσκοπεί σε παροχή μέσου επιπέδου κατάρτισης, όταν υπάρχει :  

Σε επιχειρήσεις μεγάλου μεγέθους ή όταν προκύψει θέμα ειδικής δυσκολίας, το επιδιωκόμενο επίπεδο τεχνογνωσίας πρέπει να είναι ανώτερο. Ορισμένες φορές σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις χωρίς ειδικές δυσκολίες ένα μέσο επίπεδο τεχνογνωσίας μπορεί να υποκαταστήσει την επαγγελματική Παραμετροποίηση (κυρίως για μικρές εμπορικές εφαρμογές όπως ταμειακή κ.λπ.).

H Υποστήριξη πρέπει να είναι επιπέδου "Σύμβασης Υποστήριξης", εάν όλες οι προηγούμενες ενότητες έχουν αντιμετωπιστεί άριστα. Σε επιχειρήσεις μεγάλου μεγέθους ή όταν προκύψει πρόβλημα ειδικής δυσκολίας, πρέπει να υπάρχει πρόσθετη μέριμνα για υπηρεσίες Υποστήριξης πέραν της Σύμβασης Υποστήριξης, όπως περιγράφονται στον Κατάλογο Υπηρεσιών της Alfa Byte

Self Check 

Προβλέψτε από πρίν ή αξιολογείστε εκ των υστέρων την ποιότητα της μηχανογράφησής σας

Ενα test από το σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Υπηρεσιών της Alfa Byte

Σημειώστε ποια από τις παρακάτω προτάσεις ταιριάζει καλύτερα στην περίπτωσή σας. Ακολούθως, από την παρένθεση διαλέξτε το βαθμό που κάνει ακόμα ακριβέστερη την επιλογή σας. Οι «καλοί» βαθμοί είναι οι μεγαλύτεροι. Σημειώστε την τελική επιλογή βαθμού στο κάτω μέρος της κάθε ενότητας.

Aποτελέσματα

Αθροίστε τους βαθμούς κάθε ενότητας και διαβάστε παρακάτω τα αποτελέσματα: 

1. Σύνολο μεταξύ 40 και 50 βαθμών σημαίνει μηχανογράφηση χωρίς προβλήματα και με πολύ καλό έως άριστο βαθμό αξιοποίησης.
2. Σύνολο μεταξύ 30 και 40 βαθμών σημαίνει μηχανογράφηση γενικά εύρυθμη αλλά και με αρκετά περιθώρια βελτίωσης και περαιτέρω αξιοποίησής της. Μόνον σποραδικά προβλήματα που αποκαθίστανται σχετικά γρήγορα.  
3. Σύνολο 25 έως 30 βαθμών σημαίνει ότι η μηχανογράφηση λειτουργεί ή θα λειτουργήσει. Ο βαθμός αξιοποίησης είναι σχετικά περιορισμένος – δεν αξιοποιούνται οι ευκαιρίες που δίνει το πληροφορικό σύστημα. Αρκετά προβλήματα που όμως δεν επηρεάζουν σημαντικά τη λειτουργία της επιχείρησης. 
4. Εάν το σύνολο είναι κάτω από 25 βαθμούς, σημαίνει ότι  υπάρχουν ή θα υπάρξουν συχνά και χρόνια προβλήματα που επηρεάζουν την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρισης.
5. Σύνολο κάτω των 15 βαθμών σημαίνει εντελώς προβληματική έως ανύπαρκτη μηχανογραφική λειτουργία.

                   Τα πάντα σε ενα λεπτό!

Οτι πρέπει να ξέρετε για τις Μηχανογραφικές Υπηρεσίες με λίγα λόγια:

Τα πιο σημαντικά στοιχεία που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη για να επιλογή  ενος μηχανογραφικού συστήματος (software)…

Κατα σειρά προτεραιότητας:

1.       Software

2.       Παραμετροποίηση

3.       Υποστήριξη

4.       Ευχρηστία

5.       Εκπαίδευση

6.       Τιμή

1.      Το software πρέπει να είναι κατάλληλο για την επιχείρηση, να καλύπτει τις ανάγκες της και να είναι χρήσιμο εργαλείο στα χέρια του επιχειρηματία. Είναι  το σημαντικότερο στοιχείο.Εαν υπάρχει θέμα ακαταλληλότητας λογισμικού είναι αμφίβολο εως απίθανο εάν ισχυρή Παραμετροποίηση, Εκπαίδευση και Υποστήριξη μπορούν να καλύψουν αυτή την ακαταλληλότητα.

2.      Η Παραμετροποίηση είναι εντελώς απαραίτητη ακόμα και εαν το software είναι απολύτως  κατάλληλο.Εαν δεν εφαρμοστεί παραμετροποίηση απο επαγγελματίες (alfa-byte ή σοβαρούς συμβούλους), τότε η παράλειψη αυτή μπορεί να καλυφθεί μόνο με εξαιρετικά εκτενή εκπαίδευση του πελάτη, ώστε οι εκπαιδευθέντες να εφαρμόσουν εκείνοι την παραμετροποίηση.

3.      Η Υποστήριξη πρέπει να είναι επιπέδου ¨Σύμβασης Υποστήριξης¨ , εαν όλες οι προηγούμενες ενότητες έχουν αντιμετωπιστεί άριστα.Σε επιχειρήσεις μεγάλου μεγέθους ή όταν προκύψει πρόβλημα ειδικής δυσκολίας, πρέπει να υπάρχει  πρόσθετη μέριμνα για Υπηρεσίες Υποστήριξης πέραν της Σύμβασης Υποστήριξης, όπως περιγράφονται στον κατάλογο Υπηρεσιων της Alfa Byte.

4.      Το πρόγραμμα θα πρέπει να είναι φιλικό  και κατανοητό στον μέσο χρήστη.

Να μην έχει ιδιαίτερες δυσκολίες στην καταχώρηση των στοιχείων καθώς και τον πιο απλό συνδυασμό πλήκτρων.

5.      Η εκπαίδευση σε μεμονωμένο πελάτη πρέπει να αποσκοπεί σε παροχή μέσου επιπέδου κατάρτισης, όταν υπάρχει:

6.      Το κόστος ενός έτοιμου λογισμικού πρέπει να είναι τόσο ώστε να καλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησης.

                   Στόχοι Μηχανογράφησης 

Στόχοι μηχανογραφικής λειτουργίας (τα 6 «Ναί»)

Η οδηγία σας βοηθάει να μετρήσετε με εύκολο τρόπο την ποιότητα της μηχανογράφησης  Εμπορικών, Λογιστικών και Παραγωγικών δραστηριοτήτων. Επίσης προσφέρει ένα πρακτικό τρόπο για να συνενοηθούν τα στελέχη των επιχειρήσεων με τους επαγγελματίες της Πληροφορικής! 

Oι Eμπορικές Παραγωγικές και Λογιστικές διαδικασίες είναι το βασικότερο αντικείμενο δραστηριότητας της Alfa Byte. Εμπειρία και μελετητική εργασία περισσοτέρων των 15  ετών σε πάρα πολλές εγκαταστάσεις έχει καταλήξει στην θέσπιση 6 θεμελιωδών στόχων που πρέπει κατ’ αρχήν να επιδιώκει η μηχανογράφηση συναφών επιχειρήσεων:   

Στόχος 1:  Η μηχανογράφηση πρέπει να δίνει σωστό Υπόλοιπο Αποθέματος κατά Ποσότητα και Αξία.

Στόχος 2: Η μηχανογράφηση πρέπει να δίνει σωστό Υπόλοιπο Πελατών και Ηλικία των Υπολοίπων αυτών

Στόχος 3: Η μηχανογράφηση πρέπει να δίνει σωστό Υπόλοιπο Προμηθευτών και Ηλικία των Υπολοίπων αυτών.

Στόχος 4: Η μηχανογράφηση εκτελεί αυτόματη έκδοση «στοιχείων» (τυπώνει τιμολόγια).

Στόχος 5: Η μηχανογράφηση  προβάλλει ή εκδίδει ορθό Cash Flow αξιογράφων

Στόχος 6:  Η μηχανογράφηση  ή εκδίδει σωστά Θεωρημένα Βιβλία και Λογιστικών Καταστάσεων

Πως μπορείτε να μετρήσετε την ποιότητα της δικής σας μηχανογράφησης

Με 6 βασικές ερωτήσεις:

1. Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Αποθεμάτων (για όλα τα Είδη, σε όλους τους αποθηκευτικούς χώρους, σε ποσότητα και αξία); 
2. Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Πελατών (για όλους τους Πελάτες και με σωστό χρόνο αποπληρωμής για τον καθένα); 
3. Γνωρίζω το ακριβές Υπόλοιπο Προμηθευτών (για όλους τους Προμηθευτές με σωστό χρόνο αποπληρωμής για τον καθένα); 
4. Εκδίδω αυτόματα τα τιμολόγια από το σύστημα;
5. Ξέρω ανά πάσα στιγμή τις υποχρεώσεις μου και απαιτήσεις μου σχετικά με γραμμάτια και επιταγές;
6. Εκδίδω αυτόματα τα θεωρημένα βιβλία μου; 

Eάν έχετε απαντήσει 6 φορές «Ναί» τότε πάμε καλά. Είστε έτοιμος να προγραμματίσετε τα επόμενα στάδια της μηχανογράφησης σας.

Εάν υπάρχουν «Οχι» δείτε απαραιτήτως τις δύο οδηγίες της Alfa Byte: 

Σημαντική σημείωση

Οι ανωτέρω στόχοι δεν εξαντλούν ασφαλώς την φιλοδοξία μιας μηχανογραφημένης  επιχείρησης, ούτε οριοθετούν τις δυνατότητες των Υπηρεσιών Πελατών της Alfa Byte.

Αποτελούν ένα γενικά αποδεκτό επίπεδο υποδομής το οποίο:

1. Περιγράφει τις θεμελιώδεις απαιτήσεις των επιχειρήσεων από τη μηχανογράφηση των Εμπορικών Λογιστικών και Παραγωγικών  διαδικασιών τους.
2. Είναι απαραίτητο να έχει επιτευχθεί για την περαιτέρω πρόοδο και αξιοποίηση της πληροφορικής στην επιχείρηση.

Ανάθεση Υπηρεσιών 

Πώς  να  “αναθέτετε” Υπηρεσίες  . Τι πρέπει να προσέχετε όταν «αγοράζετε» μηχανογραφικές υπηρεσίες είτε από την ίδια την Alfa Byte είτε από λοιπούς φορείς

Για καλή μηχανογράφηση δεν αρκεί καλό hardware και καλό software. Απαιτούνται επίσης καλές μηχανογραφικές υπηρεσίες. Σήμερα τα τμήματα Υπηρεσιών Πελατών της Alfa Byte έχουν δημιουργήσει μια εξαιρετική οργάνωση ανθρώπων και μέσων για την παροχή κάθε είδους μηχανογραφικής υπηρεσίας  στους πελάτες της εταιρείας. Αναλαμβάνουν κάθε  εργασία που θα ζητηθεί, από ολιγόωρη εκπαίδευση στελεχών έως οργάνωση  μεγάλων βιομηχανικών μονάδων.  

Παράλληλα ένα πλήθος εταιρειών πληροφορικής, λογιστικών γραφείων, συμβούλων επιχειρήσεων και ανεξαρτήτων επαγγελματιών, παρέχουν υπηρεσίες σχετικά με τα προγράμματα Alfa Byte

Η βασική αρχή που διέπει τη σχέση Πελάτη - Συμβούλου

• Η Alfa Byte κατ’ αρχήν ενθαρύνει τον ελεύθερο ανταγωνισμό στην παροχή μηχανογραφικών υπηρεσιών, έχοντας όμως καθορίσει αμετακίνητα τη βασική αρχή που πρέπει να διέπει τη σχέση πελάτη και συμβούλου: 

       "Ο  ΠΕΛΑΤΗΣ  ΠΡΕΠΕΙ  ΝΑ  ΠΛΗΡΩΝΕΙ  Α Π Ο Τ Ε Λ Ε Σ Μ Α"

• Ο Κατάλογος Υπηρεσιών, αλλά και όλη η επικοινωνία της Alfa Byte κάνουν τη βασική αυτή αρχή απολύτως γνωστή σε όλους τους πελάτες της εταιρείας. Για να εφαρμόσει την αρχή αυτή στην πράξη η Alfa Byte έχει καθιερώσει συγκεκριμένους κανόνες. Οι κανόνες αυτοί αφορούν και τα δύο μέρη (Πελάτη και Σύμβουλο). Εάν τηρηθούν αμοιβαία, τότε ο πελάτης μπορεί να είναι βέβαιος ότι θα πληρώσει αυτό που πρέπει - και θα πάρει αυτό που πρέπει.
• Η ίδια η Alfa Byte ακολουθεί τους κανόνες αυτούς όταν της ανατίθενται υπηρεσίες. Κατά συνέπεια, είναι λογικό ότι και κάθε άλλος φορέας παροχής υπηρεσιών οφείλει να εφαρμόζει αντίστοιχη μέθοδο απέναντι στον πελάτη του όταν παρέχει υπηρεσίες σε προγράμματα Alfa Byte. Οταν, λοιπόν, ως πελάτης αναθέτετε υπηρεσίες, τηρείστε αλλά και απαιτείστε τους  κανόνες αυτούς:  

Ο πελάτης πρέπει να πληρώνει υπηρεσίες 

• Δεχθείτε ότι οι υπηρεσίες πληρώνονται. Ο σύμβουλος, εάν είναι καλός στη δουλειά του, έχει επενδύσει πολύ χρόνο για να αποκτήσει την τεχνογνωσία που πρέπει να σας μεταφέρει.
• Να είστε επιφυλακτικοί στις υποσχέσεις “στήσιμο και εκπαίδευση δωρεάν  στην τιμή του πακέτου”. Είναι δελεαστικό, αλλά είναι και επικίνδυνο. Να είστε ακόμα πιο επιφυλακτικοί όταν κατά την αγορά του προγράμματος δεν γίνεται καμμία αναφορά σε Υπηρεσίες. Μπορεί πιθανώς να ανήκετε στις “εύκολες περιπτώσεις” - αλλά άραγε πιστεύετε πράγματι ότι η επιχείρησή σας είναι μια εύκολη περίπτωση;
• Απαιτείτε επαγγελματισμό στις υπηρεσίες που θα πάρετε. Απορρίψτε τα πολλά “δωρεάν”, απορρίψτε τα  “δυο ωρίτσες για εκπαίδευση και ...εντάξει”, απορρίψτε τις προχειρότητες. 
• Ζητείστε, πριν κάνετε οτιδήποτε, όλο το επίσημο πληροφοριακό υλικό της Alfa Byte για τις Υπηρεσίες (Κατάλογος Υπηρεσιών, Ανάλυση Υπηρεσιών, κείμενα συμβάσεων κλπ). 
• Εάν δεν έχετε επαρκή προϋπολογισμό για υπηρεσίες, ζητείστε τη βοήθεια της Alfa Byte για τη βέλτιστη απόδοση των χρημάτων σας. Είναι καλύτερα να μηχανογραφήσετε σωστά ένα μέρος των δραστηριοτήτων σας, παρά να μηχανογραφήσετε “τα πάντα” έχοντας παντού προβλήματα.   

Βάση κάθε υπηρεσίας είναι η Σύμβαση Υποστήριξης της Alfa Byte     ΟΡΟΙ ΣΥΜΒΟΛΑΙΟΥ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ

• Η λειτουργία των προγραμμάτων σας βασίζεται σε έναν τεράστιο μηχανισμό πολλών  ανθρώπων και λοιπών μέσων της Alfa ByteT. Ο μηχανισμός αυτός έχει ως αποστολή την εξέλιξη, τη βελτίωση, το νομικό έλεγχο, την τεκμηρίωση και την υποστήριξη των εφαρμογών που χρησιμοποιείτε στη μηχανογράφησή σας.
• Κανένα άτομο ή φορέας εκτός Alfa Byte δεν είναι δυνατόν να υποκαταστήσει το μηχανισμό αυτό. Οι υπηρεσίες της Σύμβασης Υποστήριξης είναι η θεμελιώδης και η ελάχιστη υποδομή υπηρεσιών για κάθε πρόοδο στη μηχανογράφηση. Πάνω στην υποδομή αυτή, ο  αξιόπιστος επαγγελματίας Σύμβουλος θα βάλει την προστιθέμενη αξία του - και ασφαλώς θα αμοιφθεί γι’ αυτό.
• Ομως κανένας Σύμβουλος δεν μπορεί να κάνει καλά τη δουλειά του σε μια μηχανογραφική εγκατάσταση που δε στηρίζεται με Σύμβαση Υποστήριξης. Μηχανογραφικές εγκαταστάσεις εκτός Σύμβασης αργά η γρήγορα θα υποβαθμιστούν ή  θα καταλήξουν να επιβιώνουν με ανορθόδοξες έως παράνομες μεθόδους (αντίγραφα τεκμηρίωσης ή λογισμικού αναβαθμίσεων κλπ).
• Να ξέρετε ότι όποιος αναλαμβάνει υπηρεσίες, αναλαμβάνει και την ευθύνη απέναντι στον πελάτη. Εάν ανατεθούν οι υπηρεσίες στη Alfa Byte, η ίδια έχει την ευθύνη. Εάν ανατεθούν σε άλλο φορέα, ο άλλος φορέας έχει την ευθύνη. Ομως, σε θέματα όπως εξέλιξης του λογισμικού και γενικής τεκμηρίωσης, ο Σύμβουλος εξ’ όρισμου δεν έχει ευθύνη, αφού δεν μετέχει στην παραγωγή του λογισμικού. Αυτό το μέρος της ευθύνης το έχει πάντα η Alfa Byte και άρα αυτή η ευθύνη πρέπει να καλυφθεί με Σύμβαση Υποστήριξης.
• Απορρίψτε χωρίς δεύτερη συζήτηση συμβόλαια υποστήριξης Συμβούλων, εάν στις παροχές τους δεν περιλαμβάνεται η νόμιμη Σύμβαση Υποστήριξης της Alfa Byte. Συνεργασίες τέτοιου είδους κυριολεκτικά “κρέμονται στον αέρα” και είναι αδύνατον να  σας προταθούν από επαγγελματίες που έχουν σοβαρή συνεργασία με τη Alfa Byte.

Απαιτείστε γραπτή συμφωνία

• Τα γραπτά μένουν. Αν κάτι στη συνεργασία δεν πάει καλά, θα υπάρχει μια ισχυρή βάση για τα περαιτέρω. Η ίδια η Alfa Byte έχει “δεσμευτεί” να παραδίδει γραπτή προσφορά για υπηρεσίες άνω των 200.000 δρχ. Για χαμηλότερα ποσά ίσως να μην είναι αναγκαίο - κρίνετε εσείς.
• Η γραπτή συμφωνία δεν είναι γραφειοκρατία - είναι αμοιβαίος επαγγελματισμός. Πρώτα απ’ όλα κανένας επαγγελματίας Σύμβουλος δε θέλει να “σύρεται” αιωνίως  λόγω παρεξηγήσεων. Αλλά και κανένας πελάτης δεν επιθυμεί να εγκαταλείπεται πριν του παραδοθεί συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Οι μηχανογραφικές υπηρεσίες “σηκώνουν” πολλές παρεξηγήσεις, γι’ αυτό ... οι καλοί λογαριασμοί κάνουν τους καλούς φίλους.  

Η συμφωνία πρέπει να έχει στόχους κατανοητούς στον Πελάτη

Ας θεωρήσουμε ότι θέλετε να αναθέσετε υπηρεσίες. Ζητάτε προσφορά Συμβούλου στην οποία βλέπετε να γράφει: “ Ρύθμιση flags παραμετροποίησης βοηθητικών εφαρμογών και πινάκων λοιπών αρχείων”. Μετά την παροχή των υπηρεσιών, θα είστε σε θέση να καταλάβετε εάν η δουλειά αυτή έγινε σωστά;  Μάλλον όχι ...

Ας θεωρήσουμε όμως ότι η προσφορά γράφει “Αυτοματοποιημένη Εκδοση Θεωρημένων Βιβλίων και Λογιστικών Καταστάσεων”.  Μετά την παροχή των υπηρεσιών θα ξέρετε: ή θα εκδίδονται ή όχι . 

Γι’ αυτό, με το Σύμβουλο θα πρέπει να συμφωνείτε στόχους που καταλαβαίνετε. Να συμφωνείτε αποτέλεσμα που μπορείτε να ελέγξετε. Προσφορές με υπερβολικά τεχνικούς όρους είναι κατ’ αρχήν ευπρόσδεκτες, διότι δείχνουν σχολαστικότητα. Αν όμως δεν περιγράφουν πρακτικό αποτέλεσμα για την επιχείρηση, θα πρέπει να αναθεωρούνται.

Η Alfa Byte μπορεί να σας βοηθήσει προσδιορίζοντας τους στόχους που πρέπει να θέτετε σε γενικές γραμμές. Μπορεί, επίσης, να αναλάβει μια επαγγελματική (και συνήθως χαμηλού κόστους) εμπειρογνωμοσύνη για το σχέδιο δράσης που χρειάζεται η επιχείρησή σας.

Τί πρέπει να ξέρετε με λίγα λόγια για τη σωστή μέθοδο παροχής μηχανογραφικών υπηρεσιών

Είτε είστε βιομηχανικός κολοσσός, είτε μια μικρή επιχείρση, η μηχανογράφησή σας απαιτεί 5 πράγματα:

1. Ηardware & Σύστημα (να δουλεύουν καλά τα μηχανήματα, τα λειτουργικά συστήματα και οι τηλεπικοινωνίες).
2. Software (το πρόγραμμα να ταιριάζει στις ανάγκες).
3. Παραμετροποίηση (να “στηθεί” το πρόγραμμα σύμφωνα με τις διαδικασίες της επιχείρησης). 
4. Εκπαίδευση (να μάθουν οι άνθρωποί σας να χειρίζονται το πρόγραμμα).
5. Υποστήριξη (αν τύχει κάτι - σοβαρό ή ασήμαντο - να έχετε βοήθεια να το αντιμετωπίσετε).

Αξίωμα: Αν κάτι δεν πάει καλά στη μηχανογράφησή σας, να ξέρετε ότι φταίει ένα (ή συνδυασμός) από τα παραπάνω 5 σημεία

Ας θεωρήσουμε ότι το hardware έχει καλυφθεί με την αγορά και τη συμφωνία υποστήριξης που έχετε κάνει με τον προμηθευτή εξοπλισμού. Ας θεωρήσουμε, επίσης, ότι το software μελετήθηκε πριν αγοράσετε το πρόγραμμά σας. Εστω, λοιπόν, ότι όλα πάνε καλά με τον εξοπλισμό και το πρόγραμμα. Προσέξτε τώρα τη σημασία των υπολοίπων 3 σημείων (αυτά τα σημεία αντιπροσωπεύουν βασικά τις Υπηρεσίες Alfa Byte):   

Τα πράγματα από την αρχή: Η παραμετροποίηση 

• Παραμετροποίηση (ή ...”στήσιμο”) είναι ένα πράγμα: η συσχέτιση Επιχείρησης και Προγράμματος. Τα προγράμματα της Alfa Byte έχουν κατασκευαστεί για εκατοντάδες ετερόκλητους κλάδους επιχειρήσεων. Αυτό σημαίνει ότι τα προγράμματα είναι μεν καλά, αλλά κάποιος πρέπει να τα προσαρμόσει στον τρόπο εργασίας σας (όπως δουλεύετε εσείς).  Δηλαδή:

1.      να σας ακούσει προσεκτικά και να κρατήσει συστηματικές σημειώσεις

2.      να ρυθμίσει το πρόγραμμα

3.      να σχεδιάσει τις καθημερινές διαδικασίες λειτουργίας

4.      να σχεδιάσει την Εκπαίδευση

5.      να προβλέψει την απαραίτητη Υποστήριξη

• Χωρίς καλή παραμετροποίηση δεν πετυχαίνετε αποτελέσματα - όσο καλό πρόγραμμα και να έχετε, όσο και να σας εκπαιδεύουν, όσο και να σας υποστηρίζουν (κι όσο και να πληρώνετε). Εκτός αν έχετε στελέχη τόσο καλά καταρτισμένα, που να μπορούν να κάνουν παραμετροποίηση μόνα τους - πράγμα δύσκολο. Πολλοί πελάτες πιστεύουν ότι μετά την αγορά του προγράμματος πρέπει να ακολουθεί η εκπαίδευση. Αυτό είναι εν μέρει σωστό. Το απολύτως σωστό είναι την αγορά ενός προγράμματος ή μιας ενότητας προγράμματος να ακολουθεί η Παραμετροποίηση. Να μερικά σημεία που θα σας βοηθήσουν να καταλάβετε γιατί:   

1.      Η εκπαίδευση ανθρώπου σας - τόσο καλά - έτσι ώστε να κάνει αυτός την παραμετροποίηση θα σας στοιχίσει περισσότερο από το να την αναθέσετε ως έργο. Συχνά με τα ίδια χρήματα μπορείτε να αγοράσετε και παραμετροποίηση και εκπαίδευση στελεχών. Αυτή η εκπαίδευση θα είναι ασφαλώς πιο περιορισμένη, αλλά αρκετή για να λειτουργήσετε όπως πρέπει. Aργότερα τα στελέχη σας μπορούν να γίνουν experts. Εν τω μεταξύ όμως είναι κρίμα να μην δουλεύετε.

2.      H Παραμετροποίηση είναι το σημαντικότερο από τις 3 ενότητες των υπηρεσιών. Είναι, επίσης, ένα εντελώς συγκεκριμένο έργο με αρχή, μέση και τέλος. Οι σύμβουλοι που είναι πραγματικοί επαγγελματίες θα σας “ανακρίνουν σκληρά”, θα βάλουν στο τραπέζι ένα πλάνο με προϋπολογισμό και χρονοδιάγραμμα και θα δεσμευτούν για το αποτέλεσμα της παραμετροποίησής τους. Θα σας πουν καθαρά και ξάστερα ότι το “στήσιμό σας”  θέλει ... “τόσα”.

3.      Aν όμως ο σχεδιασμός “ανακατεύει” παραμετροποιήσεις και εκπαιδεύσεις τότε - αναγκαστικά - θα αρχίσει ένας κυκεώνας χρονοχρεώσεων, που κανείς δε θα ξέρει πόσο θα κρατήσει, που τελειώνει το “στήσιμο” και που αρχίζει η εκπαίδευση - ένα σενάριο βέβαιης αποτυχίας που δυστυχώς παίζεται συχνά.

4.      Και κάτι τελευταίο, αλλά σημαντικό: Συνήθως όταν  τα πράγματα πάνε στραβά, οι ευθύνες επιρρίπτονται στην Εκπαίδευση προσωπικού. Η εκπαίδευση όμως δεν είναι κάτι γενικό και αόριστο. Βασίζεται σε συγκεκριμένες απαιτήσεις κατάρτισης των στελεχών (ποιος κάνει τί και άρα τί πρέπει να μάθει). Αυτές οι ανάγκες προσδιορίζονται όταν η επιχείρηση μπει στο μικροσκόπιο και η μηχανογράφησή της σχεδιαστεί προσεκτικά με χαρτί και μολύβι. Αυτές οι δουλειές όμως γίνονται στην παραμετροποίηση και άρα η παραμετροποίηση πρέπει ούτως ή άλλως να προηγείται της εκπαίδευσης. 

Βάλτε υπεύθυνο άνθρωπό σας: είναι η μοναδική σας ευθύνη (εκτός από το να πληρώνετε)

• Να είστε δίκαιοι. Οταν ο Σύμβουλος παίρνει ευθύνη επάνω του για την ποιότητα της παραμετροποίησης, να παίρνετε κι εσείς την ευθύνη: τόσο για την απόφασή σας να αντιμετωπίσετε σοβαρά τη μηχανογράφηση, όσο και για τις πληροφορίες που θα  μεταφέρετε στο Σύμβουλο.
• Αρα, θα πρέπει να ορίσετε project manager που ότι λέει θα είναι νόμος. Οχι πολλές επιτροπές, ομάδες εργασίας και συνέδρια στην παραμετροποίηση. Οταν αρχίσει η παραμετροποίηση, το στέλεχός σας θα συναντιέται με το Σύμβουλο προετοιμασμένος, εξουσιοδοτημένος και υπεύθυνος για το τί θα του πει. Εάν χρειαστεί στις συναντήσεις παραμετροποίησης να είναι κι άλλα στελέχη σας που ξέρουν τη δουλειά και μπορούν να δώσουν υπεύθυνες απόψεις, ευπρόσδεκτα! Αλλά αποφάσεις και management ένας.
• Διαλέξτε, λοιπόν, ένα στέλεχός σας, που να έχει την εμπιστοσύνη σας, να ξέρει τη δουλειά - και κατά το δυνατόν να ξέρει από πληροφορική. Το στέλεχός σας αυτό:

1.      θα προετοιμάζεται με τους συναδέλφους του πριν τις συναντήσεις,

2.      θα καθοδηγεί το Σύμβουλο για το αντικείμενο και τα καθήκοντα της επιχείρησης και των             στελεχών της, 

3.      θα  μαθαίνει πώς γίνεται το “στήσιμο”,

4.      θα μάθει καλύτερα απ’ όλους το πρόγραμμα,

5.      θα έχει την ευθύνη να εφαρμοστούν στην επιχείρηση όσα συμφωνούνται με το Σύμβουλο.

• Εάν δεν βάλετε “αρχηγό” εσείς πρώτος στη δική σας επιχείρηση, δεν μπορείτε μετά να ζητήσετε ευθύνη από τους άλλους. Και βέβαια, εάν στις συναντήσεις εργασίας με το Σύμβουλο τα στελέχη σας καθυστερούν να πάρουν αποφάσεις, διακόπτουν το έργο για να συνεννοηθούν, τότε δικαίως θα σας ζητηθούν πρόσθετες χρονοχρεώσεις. 
• Καταλαβαίνετε ασφαλώς ότι εάν η επιχείρησή σας έχει ισχυρές φιλοδοξίες για μελλοντική ανάπτυξη ή έχει ξεπεράσει ήδη κάποια κρίσιμα μεγέθη, τότε το στέλεχός σας θα πρέπει να απασχοληθεί full time με τη μηχανογράφηση ή να είναι ήδη επαγγελματίας του χώρου της πληροφορικής ( EDP manager).

Εκπαίδευση

• Ως Εκπαίδευση θεωρείται αυτή των υπόλοιπων στελεχών πλην του στελέχους που ορίσατε ως project manager, (η εκπαίδευση του project manager έχει αρχίσει ταυτόχρονα με την παραμετροποίηση). Είναι αλήθεια ότι η εκπαίδευση δεν είναι δυνατόν να σχεδιαστεί και να προϋπολογιστεί με την ίδια ακρίβεια με την οποία (πρέπει να) σχεδιάζεται η παραμετροποίηση. Γι’ αυτό το λόγο είναι σωστό να χρεώνεται με την ώρα.
• Ωστόσο, να θυμάστε ότι δεν πρέπει να γίνεται “ακαδημαϊκή” εκπαίδευση αλλά πρακτική κατάρτιση κάθε ενός πάνω στα “μηχανογραφικά” καθήκοντά του. Δε γίνεται εκπαίδευση για την εκπαίδευση αλλά για να δουλέψει η μηχανογράφηση. Στην παραμετροποίηση που προηγήθηκε, ο project manager σας και ο Σύμβουλος κάθησαν και αποφάσισαν ποιες δουλειές κάνει ο καθένας. Αρα, ο καθένας μαθαίνει αυτό για το οποίο αύριο έχει ευθύνη προκειμένου να λειτουργήσει η μηχανογράφηση.
• Αυτό κάνει την “εκπαιδευτική ύλη” συγκεκριμένη. Εάν έχετε μεγαλύτερες φιλοδοξίες για την εκπαίδευση των στελεχών σας - καλά κάνετε -, θα πρέπει να περιμένετε την κατάλληλη στιγμή, γιατί προτεραιότητα έχει η λειτουργία της μηχανογράφησης.
• Εάν η μηχανογράφηση λειτουργήσει καλά, όλα θα πάνε καλά. Κάθε πρόσθετο μάθημα (και η σχετική δαπάνη του) θα πιάνει τόπο και τα στελέχη σας θα εκμεταλλεύονται την καθημερινή τριβή τους στο αντικείμενο (απορίες κλπ). Εάν η μηχανογράφηση δε λειτουργεί και η εκπαίδευση παρατείνεται υπερβολικά,  μάλλον κάτι άλλο φταίει (ψάξτε τα 3 σημεία που προηγούνται της εκπαίδευσης).
• Να ξέρετε ότι στην εκπαίδευση περιλαμβάνονται και οι πρακτικές οδηγίες για τη λειτουργία του συστήματος καθώς και η καθοδήγηση των χειριστών στην εναρκτήρια περίοδο.

Η Υποστήριξη

• Οσο πιο πολύ ασχοληθείτε με την Παραμετροποίηση και την Εκπαίδευση, τόσο λιγότερα θα πληρώνετε σε Yποστήριξη. Ο κανόνας λέει ότι εάν η Παραμετροποίηση και η Εκπαίδευση γίνουν σωστά, τότε η Σύμβαση Υποστήριξης και περιοδικά ορισμένες υπηρεσίες του Καταλόγου Υπηρεσιών είναι αρκετές για την υποστήριξη της μηχανογράφησής σας. Εάν οι ανάγκες υποστήριξης είναι υπερβολικές, τότε κάτι πάει στραβά στην Παραμετροποίηση και Εκπαίδευση.
• Είναι απείρως καλύτερο να πληρώσετε κάτι παραπάνω στην Παραμετροποίηση και Εκπαίδευση (που είναι projects - ακριβά ή όχι - με συγκεκριμένο συνήθως προϋπολογισμό), παρά να πληρώνετε “ατάκτως” υπηρεσίες Υποστήριξης, εμβαλωματικές και  χωρίς σύστημα.  
• Οταν διαπραγματεύεστε ανάθεση υπηρεσιών Alfa Byte, να ζητάτε το Σχέδιο Υπηρεσιών που θα ακολουθήσει τις υπηρεσίες Παραμετροποίησης και Εκπαίδευσης. Είναι η στιγμή της αλήθειας. Εκεί θα διαφανεί εάν ο Σύμβουλος εμπιστεύεται την Παραμετροποίηση και Εκπαίδευση που θα κάνει ή  εάν βλέπει την Υποστήριξη σαν δεκανίκι μιας μέτριας οργανωτικής δουλειάς. 
• Η Υποστήριξη είναι υποστήριξη. Παρέχει βοήθεια σε απορίες, σε έκτακτα τεχνικά προβλήματα, δηλαδή σε παρεμβάσεις πάνω σε μια μηχανογράφηση που γενικά λειτουργεί. Εάν η μηχανογράφηση δεν έχει λειτουργήσει, δεν τίθεται θέμα υποστήριξης. Τίθεται θέμα Παραμετροποίησης ή Εκπαίδευσης ή του project manager  που ορίσατε για τη μηχανογράφηση - όχι όμως Υποστήριξης. 

Γενικά, οι περιπτώσεις κατά τις οποίες η Υποστήριξη “ζητάει” πολύ περισσότερα από την απλή Σύμβαση Υποστήριξης είναι συγκεκριμένες:

Οταν έχετε προβλήματα hardware που “παρασύρουν” σε τεχνικά προβλήματα τα προγράμματά σας.

Οταν η Παραμετροποίηση έγινε πρόχειρα ή δεν έγινε ποτέ.

Οταν το προσωπικό σας δεν έχει ικανοποιητική κατάρτιση.

Οταν δεν υπάρχει υπεύθυνος μηχανογράφησης (μόνο σε επιχειρήσεις ειδικής δυσκολίας ή μεγάλες σε μέγεθος).

Αυτές είναι οι “παθολογικές” περιπτώσεις. Υπάρχει και η περίπτωση outsourcing, που δεν είναι καθόλου “παθολογική”. Aφορά τη συνειδητή απόφαση του επιχειρηματία να αποκεντρώσει τη μηχανογράφηση, αναθέτωντας στο Σύμβουλο αυξημένες ευθύνες και αρμοδιότητες (έκδοση θεωρημένων, reports, γενική επιμέλεια κλπ). Αυτό είναι απολύτως λογικό - αποτελεί μάλιστα μια ολοένα και συνηθέστερη επιχειρηματική πρακτική. Αρκεί να είναι πράγματι συνειδητή απόφαση της επιχείρησης και όχι “αναγκαστική δαπάνη” που επιβάλλεται από προγενέστερες προχειρότητες.