ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ & ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ (FAQ)

Όλα τα παραστατικά που μέχρι τώρα χρειάζονταν θεώρηση, πχ δελτία αποστολής, τιμολόγια πώλησης, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, φορτωτικές, μηχανογραφημένες αποδείξεις λιανικής κλπ

Ναι. Το κάθε παραστατικό μπορεί να τυπώνεται ακριβώς όπως τυπωνόταν μέχρι σήμερα, με τη διαφορά ότι στην τελευταία γραμμή τυπώνεται η ημερομηνία και η ώρα της συσκευής παραγωγής της ψηφιακής υπογραφής (τα στοιχεία αυτά προέρχονται από την ίδια τη συσκευή και όχι από το PC) καθώς και η ίδια η ψηφιακή υπογραφή (στην ίδια σειρά), o συνολικός αριθμός παραστατικών που έχουν υπογραφεί μέχρι εκείνη τη στιγμή, ο συνολικός αριθμός των παραστατικών της ημέρας και ο σειριακός αριθμός του μηχανισμού σήμανσης.

Η ψηφιακή υπογραφή είναι 40 αλφαριθμητικοί χαρακτήρες που προκύπτουν από την εφαρμογή του αλγόριθμου SHA-1 επί όλων των εκτυπώσιμων χαρακτήρων του παραστατικού που πρόκειται να εκτυπωθεί.

Η ψηφιακή αυτή υπογραφή παράγεται από μια ειδική μηχανή που ονομάζεται Ειδική Ασφαλής Φορολογική Διάταξη Σήμανσης Στοιχείων (ΕΑΦΔΣΣ). Για συντομία θα αναφερόμαστε σε αυτή σαν ‘φορολογικό μηχανισμό’.

Είναι μια ηλεκτρονική συσκευή που περιλαμβάνει θύρα επικοινωνίας RS232 ή Ethernet, δέχεται ως input από την εφαρμογή στο PC όλους τους εκτυπώσιμους χαρακτήρες ενός παραστατικού και επιστρέφει ως output την ψηφιακή υπογραφή για αυτό το παραστατικό μαζί με την ημερομηνία και ώρα του δικού του ρολογιού, το σύνολο των παραστατικών που έχουν υπογραφεί από τον μηχανισμό από την αρχή της λειτουργίας του, το σύνολο των παραστατικών που έχουν υπογραφεί στην ίδια ημέρα και τον σειριακό αριθμό του συγκεκριμένου μηχανισμού.

Ο ενσωματωμένος εκτυπωτής στον φορολογικό μηχανισμό εξυπηρετεί δύο σκοπούς:
Πρώτον, εκδίδει ένα σύντομο δελτίο υπογραφής για κάθε παραστατικό που σημαίνεται κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Δεύτερον, στο τέλος της ημέρας, εκδίδει το λεγόμενο δελτίο Ζ. Το δελτίο Ζ αναφέρει όλες τις ψηφιακές υπογραφές της ημέρας, δημιουργεί μια ψηφιακή υπογραφή των υπογραφών αυτών και την καταγράφει στην φορολογική μνήμη.
Ακόμη, χρησιμοποιείται στην περίπτωση ελέγχου για την έκδοση περιοδικών αναφορών, εκτυπώσεων δηλαδή των περιεχομένων της φορολογικής μνήμης που πιθανά να ζητηθούν σε φορολογικό έλεγχο.

Εκτιμάται ότι το κόστος του συστήματος για τον τελικό χρήστη θα είναι της τάξης των 800-1000  Ευρώ και τρόπος

πληρωμής μετρητά

Ναι. Η χωρητικότητα της φορολογικής μνήμης είναι 1800 Ζ. Αυτό σημαίνει ότι αν ο χρήστης παίρνει καθημερινό Ζ όλες τις εργάσιμες μέρες του χρόνου τότε η μνήμη θα γεμίσει σε μια πενταετία, οπότε και θα χρειαστεί αντικατάσταση.

Ισχύει ότι και στην περίπτωση των φορολογικών ταμειακών μηχανών. Ο προμηθευτής έχει υποχρέωση επισκευής βλάβης εντός 24 ωρών για Αθήνα /Θεσσαλονίκη και εντός 48 ωρών για υπόλοιπη Ελλάδα.

Προτείνεται ένα συμβόλαιο συντήρησης που θα εξασφαλίζει στον τελικό χρήστη όχι μόνο δωρεάν ανταλλακτικά για μια πενταετία, αλλά και αντικατάσταση του μηχανισμού με πολύ συμφέροντες όρους στο τέλος της πενταετίας.

Η αλλαγή αυτή γίνεται με βάση τον αρχικό νόμο περί φορολογικών μηχανισμών ν.1809/1988 και την τροποποίησή του με το άρθρο 10 του ν.3052/2002

Οι σχετικές υπουργικές αποφάσεις είναι η ΠΟΛ 1234/2002 που αφορά τις τεχνικές προδιαγραφές όλων των φορολογικών μηχανισμών και η ΠΟΛ 1257/2002 που αφορά τις τεχνικές προδιαγραφές των Ειδικών Ασφαλών Φορολογικών Διατάξεων Σήμανσης Στοιχείων (ΕΑΦΔΣΣ) όπως ονομάζεται

Ναι, η εφαρμογή στο PC μπορεί να προκαλέσει την έκδοση του Ζ μέσω κατάλληλης εντολής του πρωτοκόλλου.

Όχι, δεν είναι υποχρεωτικό. Ωστόσο, συνιστάται να γίνεται Ζ έστω και με μηδενική κίνηση γιατί με αυτό τον τρόπο επιβεβαιώνεται σε περίπτωση ελέγχου ότι πράγματι δεν έχει εκδοθεί στοιχείο εκείνη την ημέρα.

Καταργούνται τα αντίγραφα σε χαρτί. Τα αντίγραφα των παραστατικών μπορούν πλέον να είναι σε ηλεκτρονική, ψηφιακή μορφή. Ο χρήστης έχει την υποχρέωση να μεριμνά για κατάλληλα backup ώστε να εξασφαλίζει την διατήρηση αυτών των αντιγράφων για όσο διάστημα ορίζει ο κώδικας.

Ναι. Για τις περιπτώσεις όμως που ορισμένα αντίγραφα προβλέπονται από τον νόμο βλέπε παρακάτω.

Στις περιπτώσεις αυτές το αντίγραφο αντιμετωπίζεται σαν πρωτότυπο έγγραφο, αποστέλλεται προς σήμανση στον φορολογικό μηχανισμό και εκτυπώνεται με δικιά του ψηφιακή υπογραφή.
Αυτός είναι και ο μόνος τρόπος άλλωστε που επιτρέπει στην περίπτωση ελέγχου να διαπιστωθεί ότι όντως εκδόθηκε το αντίγραφο.

Θα γίνεται με κανονική έκδοση ακυρωτικού παραστατικού το οποίο και θα σημαίνεται κανονικά με την δικιά του ψηφιακή υπογραφή.

Όχι. Μπορεί ένας και μόνο φορολογικός μηχανισμός σε ένα δίκτυο να εκδίδει τις ψηφιακές υπογραφές για όλο το δίκτυο. Πρέπει όμως να εκτιμηθεί και η καθυστέρηση που θα προκύπτει στην περίπτωση που όλα τα παραστατικά πρέπει να σημανθούν από έναν και μόνο μηχανισμό. Σε δικτυακές εγκαταστάσεις με μεγάλο όγκο παραστατικών συνιστάται η χρήση περισσοτέρων του ενός μηχανισμών.

Ναι. Αν και οι πρώτοι μηχανισμοί που έχουν υποβληθεί για έγκριση διαθέτουν μόνο σειριακή σύνδεση τύπου RS232, πολύ σύντομα θα είναι διαθέσιμοι και μηχανισμοί με σύνδεση Ethernet.

Όχι. Ακριβώς όπως μια φορολογική ταμειακή μηχανή δεν μπορεί να εξυπηρετεί δύο επιχειρήσεις ταυτόχρονα, έτσι και ο φορολογικός μηχανισμός θα δηλωθεί και θα ανήκει σε μια επιχείρηση μόνο.

Και οι δύο. Η ώρα και ημερομηνία του PC είναι αυτές που χρησιμοποιούνται από την εφαρμογή και αναγράφονται πάνω στο παραστατικό, ενώ η ώρα και η ημερομηνία του εσωτερικού ρολογιού του φορολογικού μηχανισμού εκτυπώνονται στη ίδια γραμμή με την ψηφιακή υπογραφή πάνω στο ίδιο παραστατικό.

Όχι, εκτός από πολύ λίγες περιπτώσεις (βλέπε παρακάτω). Επιτρέπονται αποκλίσεις της τάξης του λεπτού (από έλλειψη συγχρονισμού στα δύο ρολόγια).

Θα πρέπει να εκδοθεί ακυρωτικό παραστατικό αν εκτυπωθεί έτσι. Είναι προτιμότερο η εφαρμογή να ελέγχει πριν την εκτύπωση την ώρα και ημερομηνία του φορολογικού μηχανισμού.

Ναι, αυτό είναι αποδεκτό. Περιπτώσεις που ήταν αποδεκτές από τις φορολογικές αρχές με ό,τι ίσχυε παλαιότερα θα εξακολουθήσουν να γίνονται αποδεκτές και με την ηλεκτρονική σήμανση.

Είναι αποδεκτό τα αρχεία ASCII να δημιουργούνται δυναμικά από την βάση δεδομένων του συστήματος όταν αυτό ζητηθεί. Πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι πρέπει να κρατούνται στη βάση όλες οι λεπτομέρειες της εκτύπωσης και όχι απλοί δείκτες της βάσης ώστε να είναι απολύτως βέβαιο ότι όταν ζητηθούν τα στοιχεία να δοθούν ακριβώς εκείνα που εκτυπώθηκαν.
Για παράδειγμα, δεν είναι αποδεκτό να κρατάμε απλά τον κωδικό πελάτη αντί όλων των εκτυπωμένων στο παραστατικό στοιχείων γιατί, αν μελλοντικά αλλάξει το τηλέφωνο του συγκεκριμένου πελάτη και ζητηθούν από το αρχείο πελατών τα στοιχεία του, τότε θα έχουμε διαφορετικό τηλέφωνο από εκείνο που είχε αρχικά τυπωθεί στο πρωτότυπο παραστατικό και οι ψηφιακές υπογραφές δεν θα ταιριάζουν.

Ο φορέας της έγκρισης καταλληλότητας του φορολογικού μηχανισμού δηλώνει στην αρμόδια επιτροπή τα ονόματα και τον αριθμό έκδοσης των εφαρμογών που συνεργάζονται με τον συγκεκριμένο φορολογικό μηχανισμό, άρα αναλαμβάνει ευθύνη για τη σωστή συνεργασία του λογισμικού με τον μηχανισμό του.

Προαιρετικά από 1/1/2003 θα μπορεί μια επιχείρηση να εγκαθιστά την ανάλογη έκδοση λογισμικού μαζί με τον φορολογικό μηχανισμό ώστε να συνεχίσει την λειτουργία της χωρίς θεωρήσεις.
Η εφαρμογή του συστήματος θα καθίσταται υποχρεωτική σταδιακά με στόχο να είναι πλέον υποχρεωτική για όλους έως το τέλος του 2003

Αυτές οι εφαρμογές θα πρέπει να τροποποιηθούν κατάλληλα από τους δημιουργούς τους για να προσαρμοστούν στα νέα μέτρα.
Αν δεν υποστηρίζονται πλέον αυτές οι εφαρμογές από τους δημιουργούς τους τότε μοναδική επιλογή του χρήστη είναι η αναβάθμιση των συστημάτων του σε πιο σύγχρονα.

Θα πρέπει να τροποποιηθεί η εφαρμογή ώστε να αποστέλλει τα data πριν την επεξεργασία τους στον φορολογικό μηχανισμό.

Το ASCII αρχείο δεν απαιτείται, όταν εκτυπώνεται, να αναπαράγει ακριβώς το έντυπο πρωτότυπο.
Είναι αποδεκτό το ASCII αρχείο να διαφέρει κάπως από το πρωτότυπο. Συγκεκριμένα, είναι αποδεκτό να μην υπάρχει ακριβής στοίχιση στις στήλες με τις ποσότητες και τις τιμές, δεν είναι όμως αποδεκτό να έχουμε, πχ, τιμές που στο πρωτότυπο ήταν η μία κάτω από την άλλη να εμφανίζονται στο αντίγραφο η μία δίπλα στην άλλη.

Κριτήριο για την σωστή εμφάνιση του αντιγράφου που αναπαράγεται από το ASCII αρχείο είναι αυτή να διευκολύνει την αναγνωσιμότητα του αντιγράφου κατά τον έλεγχο.

Το ASCII αρχείο δεν απαιτείται, όταν εκτυπώνεται, να αναπαράγει ακριβώς το έντυπο πρωτότυπο.
Όπως και παραπάνω, είναι αποδεκτό το ASCII αρχείο να διαφέρει κάπως από το πρωτότυπο. Και πάλι, το κριτήριο είναι να μπορεί να γίνει ο έλεγχος και το αντίγραφο που αναπαράγεται από το ASCII αρχείο να είναι σαφές και αναγνώσιμο, έστω κι αν τα μεγέθη των χαρακτήρων σε ορισμένες περιγραφές ή σημειώσεις διαφέρουν.

Ακύρωση της διαδικασίας σήμανσης του παραστατικού και επανεκκίνησή της. Αν η αποσύνδεση του φορολογικού μηχανισμού εξακολουθεί, τότε ειδοποιείται ο χρήστης και ακυρώνεται η εκτύπωση του παραστατικού.

Όχι, δεν είναι υποχρεωτική η ανίχνευση αποσύνδεσης του μηχανισμού όταν δεν εκτελείται επικοινωνία με εφαρμογή εκτύπωσης παραστατικών.

Ναι. Αν δεν υπάρχει φορολογικός μηχανισμός σε λειτουργία, η εφαρμογή θα πρέπει να σταματήσει την έκδοση παραστατικών. Μπορεί να τοποθετηθεί από τον χρήστη εφεδρικός φορολογικός μηχανισμός και να συνεχιστεί η εργασία φυσιολογικά. Στην περίπτωση που δεν υπάρχει τέτοιος μηχανισμός τότε θα πρέπει να γίνεται χρήση θεωρημένων παραστατικών ειδικών για αυτή την περίπτωση.

Το 24ωρο ισχύει στις περιοχές Αθηνών και Θεσσαλονίκης. Στην υπόλοιπη χώρα η επισκευή πρέπει να γίνεται εντός 48ωρου. Αυτό είναι προφανές ότι γίνεται εφικτό μόνο όταν υπάρχει εκτεταμένο δίκτυο με εξουσιοδοτημένους τεχνικούς.

Η κλοπή του φορολογικού μηχανισμού αντιμετωπίζεται όπως και η οποιαδήποτε κλοπή φορολογικού στοιχείου ή βιβλίου της εταιρίας.

Όχι, δεν είναι υποχρεωτικό. Ωστόσο συνιστάται να εκδίδεται αναφορά Ζ ακόμη και σε αυτή την περίπτωση καθώς έτσι είναι εφικτό για την επιχείρηση να αποδείξει σε τυχόν έλεγχο ότι πράγματι δεν είχε εκδώσει κανένα παραστατικό εκείνη την ημέρα.

Δεν εξαιρούνται του νέου νόμου και είναι υποχρεωμένες να εφαρμόσουν την τεχνική της ψηφιακής υπογραφής.

Ναι. Άλλωστε όσοι δεν χρησιμοποιούν μηχανογράφηση θα εξακολουθήσουν να θεωρούν χειρόγραφα παραστατικά.

Ναι, προαιρετικά. Η υποχρεωτική χρήση του μηχανισμού θα καθοριστεί με υπουργική απόφαση. Εκτιμάται όμως ότι ως το τέλος του 2003 η χρήση του μηχανισμού θα είναι υποχρεωτική στο σύνολο της αγοράς.

Η αγορά και εγκατάσταση του φορολογικού μηχανισμού πρέπει να δηλωθεί στην εφορία ακριβώς όπως γίνεται με την αγορά και εγκατάσταση φορολογικής ταμειακής μηχανής.